Realizar una planificación "realista" de la situación de la empresa, acometer las medidas necesarias para preservar su viabilidad, contactar con socios, proveedores y clientes para trasmitirles cercanía o implantar sistemas de almacenamiento en la nube son algunos de los consejos que la Asociación de Jóvenes Empresarios (AJE) de Málaga da a todas las pymes y autónomos de la provincia. La AJE ha habilitado, además, un servicio en su web (ajenopara.es) con vídeos de asentamientos y empresas que se han ofrecido como asesoras desinteresadas para aquellas empresas que lo necesiten.
Los consejos de José Miguel Cisneros, vicepresidente de AJE Málaga y CEO de Totten Creative Agency, son, por un lado, que el empresario aproveche estas extraordinarias circunstancias para fomarse, mejorar conocimientos y generar una mayor capacitación empresarial, profesional y personal mediante la formación on line. Por otro, y en referencia al momento que atraviesa la actividad, es muy aconsejable "proyectar tu actividad en un plazo de 90 días como mínimo y así podrás analizar tus ingresos previstos, gastos y cobros, facilitando una planificación realista de la situación de tu empresa y pudiendo acometer las medidas necesarias para preservar su viabilidad".
Además, recomienda "conectar con tus socios, proveedores y clientes" para transmitirles "lo fundamentales que son para ti y recordarles que cuentas con ellos en momentos difíciles, de la misma forma que ellos han contado contigo". "Es el mejor momento para apoyarnos mutuamente", añade Cisneros.
Otra precaución evidente para las empresas estos días, según el vicepresiente de AJE, es relativa a los ERTE. "Consulta con tu asesor/a los trámites, procedimientos y necesidades para tramitar correctamente y en plazo tanto el posible ERTE en tu empresa como la baja de tu actividad como autónomo por fuerza mayor y los requisitos para el cobro de la prestación económica", explica.
Por su parte, la vocal de AJE Málaga y abogada fundadora y directora de Cum Laude Abogados, Beatriz Nieto, también recuerda que aquellos empresarios que hayan celebrado un contrato con una entidad del sector público y encuentren dificultades para su cumplimiento como consecuencia del COVID-19, "pueden ejercitar los derechos de suspensión del contrato, prórroga en la ejecución de la prestación o en su caso restablecimiento del equilibrio económico del mismo, dependiendo del tipo de contrato, reclamando la indemnización de los daños y perjuicios sufridos en los términos y límites que establece la ley".
La vocal de AJE Málaga, coordinadora de la Mesa de Transformación Digital y responsable de Microcad Informática, María Mérida-Nicolich, afirma que es vital en estos momentos "securizar el puesto de trabajo". "Es ahora más importante que nunca para evitar la propagación de cualquier ataque, proteger tanto PCs, portátiles o tabletas personales como equipos de empresa con antivirus de nueva generación y tener sistemas operativos y software y dispositivos actualizados (parches de seguridad y versiones de software)", ha explicado.
También considera que urge el uso de herramientas colaborativas profesionales y aprobadas por la empresa. Algunas son de bajo coste (incluso gratuitas), y con ellas podemos mantener una comunicación en tiempo real mediante chat, llamada y videoconferencia; o compartir archivos, aplicaciones o escritorios en reuniones online desde una única plataforma. Correo personal, DropBox, Skype, Slack, Zoom... son algunas de estas herramientas, muy popularizadas entre la propia población durante estos días de confinamiento.
Mérida-Nicolich alienta además a haecr copias de seguridad de la información clave de las empresas. "Debemos recordar que en esta nueva situación, disponer de un robusto y fiable sistema de copias de seguridad es aún más importante si cabe. Es clave que dispongamos de una copia alojada fuera de la oficina, para lo cual existen soluciones en la nube con las que automatizar esta tarea y evitar el engorro de tener que trasladar periódicamente dicha copia", ha añadido. Los consejos de esta experta sobre el tema del teletrabajo pueden ampliarse en la web de Microcad.
El presidente de AJE Málaga y director de Aticco Software, Ricardo Nandwani, destaca que esos momentos son propicios para trabajar en la transformación digital de las empresas o despachos profesionales. Eso se consigue, por ejemplo, implantando Sistemas ERP y CRM en la nube (muchos de ellos de bajo coste). "Con una base de datos común conseguirás mejorar la comunicación interdepartamental y la productividad, automatizar muchos procesos de negocio como la contabilización automática de facturas y ser más ágil en la toma de decisiones accediendo a la información de tu empresa en tiempo real", señala.
Es una buena opción también el eliminar el uso del papel con una buena herramienta de gestión documental con OCR, ya sea en la nube o en el propio servidor compartido. "Todos los empleados y colaboradores tendrán la documentación que necesitan a golpe de click y podrán realizar búsquedas de históricos mucho más rápidas y efectivas. Además de ser una buena medida medioambiental", detalla.
